Fragen zum Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis ist ein offizieller Bericht, mit dem Sie belegen, wie die erhaltene Förderung verwendet wurde.

Einreichung innerhalb von 6 Monaten nach Projektabschluss, bestehend aus:

• Sachbericht
• Zahlenmäßiger Nachweis (Ausgaben & Einnahmen)
• Originalbelege, Verträge, Zahlungsnachweise

In den Beleglisten sind alle Ausgaben und Einnahmen einzeln auszuweisen – jeweils ergänzt um Tag der Zahlung, Grund/Empfänger/in der Zahlung sowie eine zugeordnete Belegnummer. Die Auflistung erfolgt prioritär entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplanes und sekundär chronologisch. Die eingereichten Originalbelege werden nach Abschluss der Prüfung zurückgesandt. Hierfür verwenden Sie bitte ausschließlich die Anlage 2 – Belegliste (Ausgaben) und die Anlage 3 - Belegliste (Einnahmen) auf der Homepage www.kultur-ffo.de unter Downloads oder als Onlineformular.

Die Originalbelege (Verträge, Quittungen, Rechnungen) sind in der gleichen Reihenfolge wie in der Belegliste einzureichen und mit den entsprechenden Belegnummern zu kennzeichnen. Alle Nachweise sind in deutscher Sprache (Amtssprache) bzw. ggf. mit entsprechender Übersetzung vorzulegen. Kleinere Belege sind aufzukleben (Format DIN A4).

Bei Zahlungen auf elektronischem Weg (Überweisung, EC-Karte etc.) ist der Zahlungsfluss jeweils per Kontoauszugskopie zu belegen. Andere enthaltene Umsätze können geschwärzt werden, empfohlen wird die Einzelansicht des jeweiligen Umsatzes. Auch die Zahlungseingänge der Zuwendungsmittel sowie weitere Einnahmen aus Drittmittel sind per Kontoauszugskopie zu belegen.

Honorar- bzw. Werkverträge müssen grundsätzlich schriftlich abgeschlossen werden und folgende Angaben enthalten: Name und An-schrift beider Vertragspartner/innen, Tätigkeitszeitraum, Leistungsumfang, Höhe des Honorars und Zahlungsform, steuerrechtliche Aus-sagen (z. B. welcher der Vertragspartner/innen Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge abführt). Bei Arbeitskräften/innen, die auf Stundenbasis bezahlt werden, ist ein Nachweis über die erbrachten Stunden einzureichen. Der/die Zuwendungsempfänger/in ist verpflichtet das jeweils geltende Mindestlohngesetzt (MiLoG) und den darin festgesetzten Stundensatz zu berücksichtigen. Als Nachweis dient der Vertrag zwischen Künstler*innen + Kontobeleg der Überweisung.

Reisekosten, Tagegeld und Übernachtungskosten sind gemäß den Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) erstattungsfähig. Bitte benutzen Sie für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung das Formular Anlage 4 „Reisekostenabrechnung“ auf unserer Homepage www.kultur-ffo.de.

Nur Tickets der 2. Klasse. Originale mit Zangenabdruck einreichen. Bei Handytickets: Ausdruck mit Reisedatum, Name und Preis. Zusätzlich: Kontoauszug oder Nachweis der Barauszahlung vom Vereinskonto.

Tankbeleg + Kontoauszug oder Barauszahlungsnachweis. Zusätzlich muss Anlage 4 „Reisekostenabrechnung“ ausgefüllt werden.

Thermobelege (z. B. Kassenbons) verblassen. Daher: Kopieren und zusammen mit dem Original auf ein DIN-A4-Blatt kleben.

Diese sind bei geschlossenen Veranstaltungen (Fortbildungen, Konferenzen, Fahrten etc.) zu führen und dem Verwendungsnachweis beizufügen. Auf ihr hat jede/r Teilnehmer/-in durch eigenhändige Unterschrift seine/ihre Teilnahme zu bestätigen. Die Liste muss die Angaben zu Projekt, Organisation, Ort, Datum der Maßnahme, Name, Anschrift und Alter enthalten sowie durch den/die Veranstaltungsleiter/in abgezeichnet sein.

Jeweils zwei Exemplare (1 Exemplar zur Weiterleitung an das Stadtarchiv) sind unmittelbar nach der Fertigstellung, spätestens aber mit dem Verwendungsnachweis kostenfrei dem Kulturbüro zu übergeben.

Die Förderung kann ganz oder teilweise widerrufen und zurückgefordert werden, z. B. bei:

• falschen Angaben
• zweckfremder Verwendung
• verspätetem oder fehlerhaftem Verwendungsnachweis